Sposób na opłaty eksploatacyjne
13-10-2014
Pierwsza połowa roku kalendarzowego to w centrach handlowych czas rozliczania opłat eksploatacyjnych za rok poprzedzający.
W związku z tym, iż zazwyczaj najemcy płacą je w formie zaliczek, gdy przyjdzie czas rozliczeń, ważne jest, aby wynajmujący zastosował odpowiedni i sprawiedliwy system takiej kalkulacji. Pozwoli mu to uniknąć zarówno problemów z najemcami, jak i deficytem w budżecie eksploatacyjnym centrum.
Punktem wyjścia do dalszych rozważań niech będzie, oczywiste jak by się mogło wydawać stwierdzenie, że system rozliczania opłat eksploatacyjnych winien być transparentny dla najemców (z możliwością ich wglądu w dokumentację dotyczącą wydatków budżetu administracyjnego) zaś wysokość zaliczek na te opłaty w pierwszym roku funkcjonowania centrum winna być ustalona w taki sposób, by przynajmniej w przybliżeniu odpowiadała spodziewanym wydatkom. Opłaty eksploatacyjne nie są bowiem źródłem dochodu centrum handlowego. Wynajmujący opłaca z nich, w interesie najemców, pewne świadczenia, które w normalnych warunkach opłacaliby oni sami (np. ochrona otoczenia lokalu, odśnieżanie parkingu czy chodników, oświetlenie witryny lokalu, marketing, etc.). Lepiej zatem w sposób jasny, konkretny i rzetelny przedstawić mechanizm rozliczania kosztów eksploatacyjnych, niż później narażać się na kwestionowanie ich wysokości oraz nie służące niczemu spory.
Według specjalistki, pierwszą rzeczą jaką powinien zrobić wynajmujący, to podzielić najemców na grupy zgodnie ze stopniem ich uprzywilejowania w zakresie kosztów wspólnych. Pierwszą z grup stanowią najemcy, którzy w ogóle zwolnieni są od świadczenia opłat eksploatacyjnych. Druga grupa to najemcy, którzy płacą opłaty w wysokości stałej (ryczałtowej). Trzecia to najemcy, którym ograniczono możliwość powstania niedopłaty do rocznego rozliczenia opłat eksploatacyjnych o określony procent (zwany w branży „cap”). Ostatnią grupę stanowią najemcy standardowi. Rozliczenie budżetu opłat eksploatacyjnych za dany rok winno następować fazami i dotyczyć kolejno poszczególnych grup najemców poczynając od najbardziej uprzywilejowanych na standardowych kończąc.
Rozliczając pierwszą grupę, jedyne co należy zrobić to powierzchnię ich lokali odjąć od ogólnej powierzchni GLA. Najemcy z grupy drugiej również zasadniczo nie podlegają rozliczeniu, ponieważ regulują opłaty eksploatacyjne w wysokości stałej. W związku z tym, sumę opłat uiszczonych w danym roku rozliczeniowym przez wszystkich najemców z tej grupy odlicza się od budżetu eksploatacyjnego centrum za ten rok, zaś powierzchnię ich lokali odlicza się od powierzchni GLA (pomniejszonej oczywiście o powierzchnię lokali najemców z grupy pierwszej). Następnie rozliczeniu podlegają najemcy, którym ograniczono możliwość powstania niedopłaty do budżetu administracyjnego. W tym przypadku, dla każdego najemcy z tej grupy najpierw obliczamy proporcję, w jakiej jego lokal pozostaje do powierzchni GLA (pomniejszonej o lokale najemców zwolnionych z opłat oraz najemców „ryczałtowych”). Jeżeli z tak skalkulowanego udziału najemcy w opłatach eksploatacyjnych za dany rok wynika niedopłata, należy pamiętać, że nie może ona być wyższa, niż określony w umowie z danym najemcą „cap”. Po rozliczeniu tej grupy najemców, znowu sumę uiszczonych przez nich zaliczek odejmuje się od budżetu administracyjnego centrum za dany rok, zaś ogólną powierzchnię ich lokali – od zredukowanej odpowiednio o powierzchnie lokali najemców z grup bardziej uprzywilejowanych – GLA.
Nietrudno zauważyć, że będą oni uiszczać opłaty eksploatacyjne w wysokości wyższej, niż by to wynikało z powierzchni zajmowanych przez nich lokali. By sytuacja taka nie budziła sprzeciwu najemców tej grupy, należy na etapie negocjacji umowy najmu rzetelnie komunikować przesłanki biznesowe, jakie kierują wynajmującym przy takiej a nie innej kompozycji tenant mix. Dla czystości sprawy, scharakteryzowany powyżej sposób rozliczania opłat eksploatacyjnych winien być uregulowany w umowach najmu. Inwestor zapewni w ten sposób bezpieczeństwo finansowe projektu oraz jego „samowystarczalność”, unikając jednocześnie sporów z najemcami.